Hướng dẫn sử dụng Add-in Chon mau DSGK
Tài liệu này gổm 3 phần:
Phần 1: giới thiệu Add-Ins Chon mau DSGK
Phần 2: hướng dẫn cài đặt Add-Ins vào Excel
Phần 3: hướng dẫn sử dụng
Phần 4: một số vấn đề
Phần 1: Giới thiệu
Đây là một Add-Ins dùng trong Excel được thiết kế để dùng cho việc chọn mẫu ngẫu nhiên từ một danh sách các đối tượng được lưu giữ dưới định dạng Excel.
Add-Ins này được thiết kế để sử dụng tốt nhất cho các file Excel Bảng kê số nhà, số hộ, số người (được gọi tắt là danh sách hộ) theo định dạng hiện đang được sử dụng phổ biến tại Vụ Dân số-Lao động (nội dung của bảng này là danh sách các hộ trong 1 địa bàn). Cụ thể định dạng này như sau:
+ Dữ liệu của mỗi xã/phường (gồm 1 hoặc nhiều địa bàn điều tra) lưu trong 1 file Excel;
+ Dữ liệu của mỗi địa bàn được ghi trong 1 sheet;
Trong sheet này:
+ Dữ liệu lưu trong 9 cột (từ cột A đến cột I);
+ Dòng bắt đầu có dữ liệu là dòng 15;
+ Mỗi dòng ghi thông tìn của 1 hộ. Các hộ được ghi liên tiếp trên các dòng liên tục, không có dòng trống nào xuất hiện giữa các dòng có ghi dữ liệu;
+ Dòng tiếp theo dòng sau cùng có dữ liệu là 1 dòng trống, không ghi bất kỳ thông tin gì.
+ Số thứ tự hộ (là thông tin bắt buộc phải có của hộ) được ghi tại cột B.
Hình thức chung của sheet như sau:
Để giúp NSD theo dõi trong tài liệu hướng dẫn này. Những file danh sách hộ có hình thức như trên sẽ được gọi là file có định dạng chuẩn.
Một số tiện lợi trong việc sử dụng Add-Ins Chon mau DSGK:
+ Có thể sử dụng trong Excel 2003 và Excel 2007. Riêng với Excel 2007 có vài hạn chế về tính năng in;
+ Cài đặt chỉ 1 lần rất dễ dàng và không bị cảnh báo macro;
+ Việc chọn mẫu sẽ được tiến hành bằng cách chạy Add-Ins này trên danh sách hộ. Cách thức hết sức đơn giản với chỉ 1 nút bấm.
+ Có thể tiến hành chọn mẫu cùng lúc cho tất cả các địa bàn hay từng địa bàn xác định trong file danh sách hộ;
+ Một số quá trình sẽ được tự động (có thể xác lập chọn lựa thực hiện hoặc không thực hiện):
1. Tự động xác định khối dữ liệu, tức là tự động xác định dòng cuối cùng của danh sách hộ
2. Sắp xếp (sort) lại toàn bộ dữ liệu theo STT hộ trước khi chọn mẫu;
3. Đánh số lại toàn bộ STT hộ sau khi đã sắp xếp xong;
4. Tự động kiểm tra và không chọn mẫu đối với những sheet không phải là danh sách hộ.
+ Kết quả chọn hộ sẽ được thể hiện theo nhiều cách khác nhau:
1. Xuất hiện dấu hiệu đánh dấu trên những hộ được chọn
2. Những ô có hộ được chọn sẽ đổi màu
3. Danh sách các hộ không được chọn sẽ bị che khuất. Lúc này danh sách hiển thị là danh sách các hộ được chọn;
4. In trực tiếp danh sách các hộ được chọn ra máy in (máy in mặc định cài đặt trong mỗi máy tính);
+ Có bổ sung các tiện ích liên quan đến font chữ (theo bảng mã Unicode hoặc bảng mã TCVN3), tiện ích chuyển đổi họ và tên (cột C), địa chỉ (cột D) thành dạng viết hoa đầu từ, tiện ích in Bảng kê số nhà, số hộ,số người theo mẫu Phụ lục 02/ĐT-DSGK.
Phần 2: Cài đặt Add-Ins trong Excel
Phần mềm này là một Add-Ins dùng cho Excel, chỉ bao gồm 1 file có tên Chon mau DSGK.xla. Người sử dụng (NSD) chép file này vào một thư mục trên ổ cứng; có thể là thư mục bất kỳ nào. Tuy nhiên nên chọn một thư mục có liên quan đến các file dữ liệu sẽ chọn mẫu sau này.
1. Cách cài đặt Add-Ins trong Excel 2003
Trong cửa sổ Excel chọn menu [Tools], chọn tiếp menu [Add-Ins…]
Cửa sổ [Add-Ins] xuất hiện. Trong cửa sổ này liệt kê một số Add-Ins đã được cài đặt.
NSD bấm nút [Browse…]. Trong hộp hội thoại [Open], NSD tìm đến nơi có file Chon mau DSGK.xla và chọn, sau đó bấm [OK]. Lúc này trong danh sách Add-Ins của cửa sổ trên sẽ xuất hiện thêm Add-Ins có tên Chon mau Dsgk.
Bấm [OK]. Nếu mọi việc tốt đẹp thì menu [Chon mau DSGK] sẽ xuất hiện.
2. Cách cài đặt Add-Ins trong Excel 2007
Trong của sổ Excel, NSD bấm nút hình tròn góc trên bên trái. Trong menu đổ xuống, chọn menu [Excel Options].
Trong cửa sổ [Excel Options], ở panel bên trái chọn menu [Add-Ins]. Phần panel bên phải sẽ thay đổi.
Trong phần panel bên phải, chọn nút bấm [Go]. Cửa sổ [Add-Ins] sẽ xuất hiện.
Tiếp tục bấm nút [Browse…]. Trong hộp hội thoại [Open], NSD hãy tìm đến nơi có file Chon mau DSGK.xla và chọn, sau đó bấm [OK]. Lúc này trong danh sách Add-Ins của cửa sổ trên sẽ xuất hiện thêm Add-Ins Chon mau Dsgk.
Bấm [OK]. Nếu mọi việc tốt đẹp thì trên thanh ribbon, nhóm [Add-Ins] sẽ xuất hiện nút [Chon mau DSGK].
3. Lỗi cài đặt Add-Ins trong Excel
Khi mở Excel, nếu xuất hiện thông báo dưới đây:
Đều đó có nghĩa là file Chon mau DSGK.xla không còn ở tại vị trí vào lúc mà NSD đã cài đặt Add-Ins. Có thể file này đã bị xóa, di chuyển hoặc đổi tên.
Phần 3: Hướng dẫn sử dụng
1. Tiến hành chọn mẫu
Để tiến hành chọn mẫu cho 1 file danh sách hộ. Chỉ đơn giản là mở file đó và chọn menu [Chon mau DSGK] (trong Excel 2003), hoặc bấm nút [Chon mau DSGK] trong nhóm Add-Ins (trong Excel 2007). Cửa sổ có tựa đề [Chon mau va cac tien ich] xuất hiện. Cửa sổ có 2 phần nội dung khác nhau. NSD bấm vào tabstrip để chọn hiển thị nội dung của từng phần.
|
|
|
|
|
|
Cửa sổ này giúp cho NSD thực hiện công việc chọn mẫu.
Nếu file Excel đang mở là file danh sách hộ có định dạng chuẩn thì NSD có thể tiến hành chọn mẫu rất đơn giản bằng cách thực hiện 2 bước:
1. Chọn các sheet cần phải chọn mẫu. Có thể tiến hành chọn mẫu cùng lúc cho tất cả tất cả các sheet hay xác định 1 sheet riêng lẻ.
2. Chọn cách thức thể hiện danh sách các hộ được chọn. Có 3 cách thức thể hiện.
Và bấm nút [Chọn mẫu]. Việc chọn mẫu sẽ được tiến hành trên các sheet và các hộ được chọn sẽ được xác định.
Nếu file Excel đang mở là file danh sách hộ không có định dạng chuẩn thì NSD phải tùy biến một vài tham số trong 2 phần: phần [Các tham số chọn mẫu] và phần [Các tiện ích dành riêng cho điều tra DSGK 2014]. Ví dụ:
Ví dụ 1: Trong 1 danh sách hộ, trong mỗi sheet, hộ đầu tiên sẽ bắt đầu từ dòng 16 (thay vì dòng 15 như định dạng chuẩn). Với trường hợp này NSD sẽ điều chỉnh tham số [Dòng đầu tiên của khối dữ liệu] về giá trị 16.
Ví dụ 2: Trong 1 danh sách hộ, tiêu đề là của danh sách là “DANH SÁCH HỘ” và được ghi tại ô C1 thay vì dùng tiêu đề “BẢNG KÊ SỐ NHÀ, SỐ HỘ, SỐ NGƯỜI” và ghi tại ô B1 như trong file có định dạng chuẩn. Trong trường hợp này chương trình sẽ phát hiện đây không phải là danh sách hộ có định dạng chuẩn nên sẽ không tiến hành chọn mẫu.
Gặp trường hợp này, NSD có thể dùng 2 cách:
+ Bỏ chọn [Tự động nhận dạng sheet có dữ liệu cần chọn mẫu]. Chương trình sẽ cho rằng tất cả các sheet đều có dữ liệu và tiến hành chọn mẫu. Do vậy đôi lúc chương trình gây tác dụng không mong muốn đối với những sheet không phải là sheet dữ liệu.
+ Hướng dẫn cho chương trình xác định sheet nào là sheet có dữ liệu bằng cách xác định 1 (hoặc nhiều) từ khóa phải có tại 1 (hoặc nhiều) ô nào đó. Ở ví dụ trên, NSD sẽ cho chương trình biết là nếu sheet nào có từ “DANH SÁCH” (có thể dùng từ dài hơn như “DANH SÁCH HỘ”) nằm trong ô C1 thì đó là sheet có dữ liệu. Các bước thực hiện như sau:
Chọn [Tự động nhận dạng sheet có dữ liệu cần chọn mẫu].
NSD xóa bỏ toàn bộ thông tin tại phần này.
Sau đó ghi lại thông tin như sau:
2. In danh sách hộ hay Chọn mẫu và in kết quả chọn mẫu
Nếu muốn in danh sách hộ trực tiếp đến máy in dưới hình thức Bảng kê số nhà, số hộ, số người theo mẫu Phụ lục 02/DS-DSGK, NSD chuyển qua phần [Các tiện ích dành riêng cho điều tra DSGK 2014] và bấm nút [In], hoặc nút [Xem trước khi in].
Trong quá trình in theo mẫu Phụ lục 02/ĐT-DSGK, chương trình sẽ lấy những thông tin định danh (tên tỉn, huyện, xã, địa bàn …) từ danh sách hộ. Nếu danh sách hộ có định dạng chuẩn thì bản in sẽ có phần định danh chính xác, Nếu danh sách hộ không có định dạng chuẩn thì NSD cần phải thay đổi các tham số trong mục [Các thông tin định danh trong sheet dữ liệu] để bản in có phần định danh đúng. Ví dụ tên của Tỉnh/Thành phố trong file dữ liệu được ghi ở ô D5 (thay vì ô D4 như trong định dạng chuẩn) thì NSD cần khai báo địa chỉ “D5” vào vị trí tương ứng.
Ngoài ra, khi in, chương trình sẽ tự động định dạng font chữ theo bảng mã Unicode. Điều này có thể sai lệch về font chữ nếu dữ liệu được soạn thảo bằng font của bảng mã khác. Trong trường hợp này, NSD hãy đánh dấu chọn [Dùng font mặc định của Excel].
Đối với Excel 2007, việc sử dụng chức năng in từ chương trình có thể gây ra việc Excel dừng đột ngột.
3. Lưu giữ các tham số để sử dụng cho lần sau
NSD có thể lưu các tham số (đã thay đổi) để sử dụng lại cho lần sau bằng cách bấm nút [Lưu tham số]. Sau này khi muốn sử dụng các tham số đã xác lập thì chỉ cần bấm nút [Tải tham số].
4. Ghi chú và giải thích các chức năng
Đây là một danh sách các sheet trong file Excel hiện hành. NSD có thể chọn để tiến hành các thao tác như chọn mẫu, in, đổi font chữ… cho tất cả các sheet hay từng sheet riêng lẻ.
‚ [Số lượng đơn vị mẫu cần chọn]: xác định số lượng mẫu cần chọn từ danh sách các đơn vị tổng thể (hộ).
ƒ Khối dữ liệu tiến hành chọn mẫu: gồm 4 tham số có liên quan đến khối dữ liệu. Khối dữ liệu được hiểu là các ô (liên tục) chứa các thông tin của tất cả các hộ trong mỗi địa bàn. Một khối dữ liệu sẽ được đánh dấu bằng 4 vị trí:
1. [Dòng đầu tiên của khối dữ liệu]: đối với file có định dạng chuẩn, dòng đầu tiên có dữ liệu là dòng 15;
2. [Cột đầu tiên của khối dữ liệu]: đối với file có định dạng chuẩn, cột đầu tiên có dữ liệu là cột A (cột 1);
3. [Cột sau cùng của khối dữ liệu]: đối với file có định dạng chuẩn, cột sau cùng có dữ liệu là cột I (cột 9);
4. Dòng sau cùng của khối dữ liệu. Dòng sau cùng sẽ được chương trình tự động xác định qua việc dò tìm trên [Cột dùng để dò tìm, sắp xếp dữ liệu]. Với những file có định dạng chuẩn, việc sắp xếp và chọn mẫu được căn cứ vào số thứ tự của hộ. Cột ghi số thứ tự của hộ là cột B (cột 2). Do đó phải chọn cột B là cột dùng để dò, tìm sắp xếp dữ liệu.
„ Tùy chọn [Sắp xếp (sort) khối dữ liệu trước khi chọn mẫu]: nếu chức năng này được đánh dấu chọn, chương trình sẽ tự động sắp xếp toàn bộ danh sách hộ theo cột dùng để dò tìm, sắp xếp dữ liệu trước khi tiến hành chọn mẫu.
… Cách thức thể hiện kết quả chọn mẫu: các chọn lựa cho phép chọn 1 trong 3 hình thức để hiển thị các hộ được chọn mẫu.
† Nút [Hiển thị tất cả các đơn vị]: nút này có chức năng hiển thị tất cả dòng đang bị ẩn đi. Các dòng bị ẩn đi này có thể là do NSD đã chọn cách thức hiển thị kết quả chọn mẫu bằng cách cho ẩn những hộ không được chọn.
‡ Tùy chọn [In thông báo kết quả chọn mẫu]: nếu chức năng này được đánh dấu chọn, chương trình sẽ tự động in thêm một thông báo tại ô A9 tại sheet danh sach hộ. Thông báo này cho biết có bao nhiêu hộ trong danh sách chọn mẫu và có bao nhiêu hộ được chọn, khoảng cách giữa các hộ được chọn là bao nhiêu, và số ngẫu nhiên đầu tiên là gì?
ˆ Nút [Lưu tham số] dùng để lưu các tham số đã xác lập và nút [Tải tham số] dùng để lấy lại các tham số đã được xác lập trước đó.
‰ Nút [Chọn mẫu] để thực hiện chức năng chọn mẫu.
Tùy chọn [Tự động nhận dạng sheet có dữ liệu cần chọn mẫu]: nếu chức năng này được đánh dấu chọn, chương trình sẽ tự động nhận dạng xem một sheet có phải đúng là sheet có dữ liệu không. Nếu không phải, chương trình sẽ không tiến hành chọn mẫu cho sheet này.
‚ Tùy chọn [Tự động thay đổi số thứ tự hộ]: nếu chức năng này được đánh dấu chọn, chương trình sẽ tự động đánh số lại số thứ tự hộ từ 1 cho tất cả các hộ trước khi tiến hành chọn mẫu. Tùy chọn này nên được chọn nếu tùy chọn [Sắp xếp dữ liệu trước khi chọn mẫu] được chọn.
ƒ Có 2 nút bấm áp dụng cho cột Họ và tên chủ hộ (cột C), và cột Địa chỉ của hộ (cột D)
1. Nút [Chuyển Unicode]: nếu thông tin tại 2 cột này được soạn thảo bằng font theo bảng mã TCVN3, có thể chuyển thành font theo bảng mã Unicode.
2. Nút [Viết hoa đầu từ]: chuyển đổi thông tin tại 2 cột này về dạng viết hoa đầu từ. Ví dụ: “trần văn khéo” sẽ được chuyển thành “Trần Văn Khéo”. Tiện ích này chỉ áp dụng nếu các thông tin này vốn được soạn thảo bằng font theo bảng mã Unicode.
„ Tùy chọn [Dùng font mặc định của Excel]: chức năng này chỉ dùng cho quá trình in. Nếu chức năng này được đánh dấu chọn, chương trình sẽ sử dụng font chữ mặc định đã được xác lập cho Excel để in.
… Thông tin trong các ô này chỉ dùng cho quá trình in. Các ô này dùng để chỉ ra các thông tin định danh được ghi tại ô nào trong danh sách hộ.
† Chọn lựa 2 chức năng: chức năng [In danh sách hộ] và chức năng [Chọn mẫu và in danh sách].
‡ Nút [In] và nút [Xem trước khi in].
Phần 4: Một số vấn đề
+ Add-Ins này đã được kiểm tra và cho thấy chương trình hoạt động hoàn hảo với Excel 2003. Với Excel 2007, có hiện tượng Excel bị ngưng đột ngột khi thao tác in hoặc xem trước khi in từ chương trình. (còn nếu sử dụng chức năng in hoặc xem trước khi in của Excel thì không xuất hiện lỗi). Tuy nhiên việc này hoàn toàn không làm mất hoặc thay đổi dữ liệu.
+ Việc in dữ liệu trực tiếp từ chương trình đòi hỏi máy in phải được xác lập khổ giấy A4.
+ Nếu trong quá trình sử dụng, cần thiết phải sửa đổi, nâng cấp Add-Ins này thì cách thức rất đơn giản: NSD chỉ việc đóng Excel lại, chép file Chon mau DSGK.xla mới đè lên file cũ.
+ Bỏ cài đặt Addi-Ins: NSD thao tác như đã hướng dẫn tại phần cài đặt để làm xuất hiện cửa sổ Add-Ins. Trong cửa sổ này, bỏ đánh dấu chọn Chon mau Dsgk trong danh sách.
(Tải File hướng dẫn đầy đủ có hình ảnh)
